대기업과 중소기업, 모두 경험해 본
사람은 그 차이를 이렇게 말합니다.
“시스템이 있고 없고 차이죠. 뭐.”
시스템은 업무와 인사, 결정과 같은
일을 일정한 법칙에 따라
운영하는 것을 말하는데요.
대기업은 일정한 법칙과 규칙,
체계에 따라 일합니다.
그래서 의사결정이 느리고,
때로는 실무와 괴리가 있는
판단이 작용하기도 하죠.
반면 중소기업은 시스템이 없는
경우가 많아 사장이나 대표의
판단에 의해 의사결정이 이루어집니다.
그래서 기민하고 신속하며,
실무와 밀접한 결정이 이루어지는 편입니다.
‘그럼에도 불구하고’
중소기업은 시스템 구축에
공을 들여야 합니다.
시스템을 구축하면 중소기업과
스타트업 특유의 빠른 의사결정이
훼손될까봐 두려우시다고요?
글쎄요, 그런 면도 있겠습니다만,
‘시스템 구축’은 ‘창업 기업’에서
다음 단계로 건너가기 위해 반드시
건너야 할 첫 번째 난관입니다.
따라서 시스템 구축을
하지 않거나 실패한다면,
결코 큰 회사로의 성장을
기대하기 어렵습니다.
시스템을 구축한다면 다음과 같은
이점을 누릴 수 있기 때문입니다.
첫째. 직원 역량에 의존할 필요가 없습니다.
시스템 구축의 구체적인 방법 중
하나는 ‘업무 매뉴얼’ 작성입니다.
업무 매뉴얼을 작성하다 보면
어떤 업무를 하는지, 어떤 직급과 연차가
이 업무에 어울리는지, 어떤 보상을
해주면 좋을지 자세히 적게 됩니다.
그 결과, 그 업무(직급)에 딱 맞는
인재상이 무엇인지 알 수 있게 되죠.
애초에 채용할 때부터 그런 사람을
뽑거나 인재상에 맞게
내부 직원 교육도 할 수 있습니다.
다시 말해 소수의 ‘엘리트’ 직원에게
의존할 필요가 없다는 뜻입니다.
중소기업은 보통 한두 사람의
초능력자(!)들에게 많이 의존하는 편인데,
그 결과, 그들이 이직함과 동시에
기업 자체가 휘청이곤 합니다.
하지만 적절한 시스템의 도입은 직원
한 사람에게 지나치게 의존하지
않도록 함으로써 향후 발전과 성장에
걸림돌이 되지 않게 해줍니다.
둘째. 직원들의 자율성과 판단력을 기를 수 있습니다.
큰 기업으로 성장하다 보면
인원이 늘어나는 것은 당연지사.
그런데 직원이 10명 이하일 때는
대표가 일일이 보고 받고 결정하는 게
가능하지만, 20명, 30명이 넘어가면
이게 불가능해집니다.
게다가 업무 종류도
인사, 예산, 회계, 마케팅, 영업 등
다양하게 늘어 반드시 ‘위임’을 할 수밖에 없죠.
그런데 회사에 시스템이 도입되어
있지 않다면 이는 불가능한 일입니다.
결국 대표가 계속 일일이 보고 받고,
결정하다 보면 언젠가 탈이 나게 됩니다.
게다가 시스템이 없다면 직원들은
내부 기준이 없어 어떤 상황에서
어떤 결정을 내려야 할지,
고민에 빠지게 됩니다.
‘온라인 마케팅을 하려는데 예산이 부족해 보이네. 사장님 기분이 안 좋아 보이는데, 그냥 하지 말까?’
‘영업 실적을 달성하려면 아무래도 거래처와 두세 번은 만나야 하는데, 그래도 되나?’
이처럼 시스템이 없으면
직원은 사장의 결정만 기다리게 되고,
일처리는 당연히 늦어지겠죠.
그 손해는 이루 말할 수 없을 겁니다.
셋째. 회사의 구조와 역할을 명확히 할 수 있습니다.
기업의 규모가 커질수록
회사의 조직도는 크고 세밀해집니다.
작은 기업에서는 한 명이
예산, 회계, 재정을 동시에 다룬다면,
대기업에서는 예산팀만 3개 조직이 있을 정도죠.
그 결과, 회사의 구조와 조직원의
역할이 명확해집니다.
주먹구구식 의사결정은 줄어들고,
조직원은 자신의 한계와 역할을
잘 알 수 있습니다.
어찌 보면 이것이 회사원으로 하여금
‘톱니바퀴’처럼 느끼게 하는 요소일 수도
있지만, 동시에 기계에 비유될 만큼
체계가 갖춰졌다는 뜻이기도 합니다.
Q. 시스템 구축, 그래서 어떻게?
이제 중소기업일수록 시스템 구축에
집중해야 한다는 까닭은 공감하실 겁니다.
문제는 시스템 구축을
어떠한 방향으로 할까,
즉 ‘방법’에 대한 것인데요.
시스템이란 용어 자체가 워낙
광범위하게 쓰이지만,
콕 집어 말씀 드릴 지점은
‘디지털화(디지털 포메이션)’입니다.
코로나19로 인해 디지털화의
중요성을 체감하고 계실 텐데요.
온라인 서비스를 구축하고,
원격 근무와 비접촉 서비스를
대비해야 합니다.
최근 들어 키오스크나 터치 패널 등을
매장에 설치하여 일부 디지털화를
추구하는 중소기업들도 있지만,
디지털 변혁을 꾀하기 위해서는
조금 더 근본적인 대책이 필요합니다.
예를 들어,
① 온라인에서 구매하는 고객 데이터를 적극적으로 수집·분석하기
② 온라인 판매 및 배송체계를 획기적으로 개선하여 고객 만족도를 높이기
③ 오프라인·현장중심 마케팅에서 온라인 중심 마케팅으로 변화하기
④ 업무 보고와 회의를 비대면/온라인으로 전환하기
와 같은 방법들이 있겠죠.
이런 방법들은 단편적이어서는 안되고,
체계적이고 유기적으로 연결하여
하나의 ‘시스템’이 되도록 해야 합니다.
정리하자면,
‘디지털 포메이션을 통해 시스템을 구축하는 것’
이야말로 다음 단계로 성장하고 싶은
중소기업이 추구할 방향이라고 할 수 있겠습니다.
그러나 이는 결코 쉬운 작업이 아닙니다.
시스템 구축도 어려운데,
‘디지털화’라는 개념 자체가
낯설기 때문입니다.
이럴 때는 전문가의 도움을
받는 것도 방법입니다.
혹시 더욱 성장하고 싶은
중소기업이 있나요?
TPI Insight에서
여러분의 성장을 돕겠습니다.
