금융 및 보험업, 예술·스포츠 및
여가관련 서비스업 그리고 교육서비스업에
종사하는 직장인들 중 절반 이상이
코로나19 이후 재택근무를 경험했다는
조사 결과가 나왔습니다.
대면 활동이 꺼려져서 시작한 재택근무는
단순하게 ‘회사에 가지 않고 일하기’ 위해
운영되는 것은 아니죠.
늘어난 스마트 업무의 유형은
시간이 갈수록 더욱 세분화되는 양상입니다.
대표적으로 전 세계 사업장에서
근무 기술직 임직원(1만 8,500여 명)이
메신저 기반의 업무 툴을
사용하도록 이끈 LG화학이 있습니다.
여기에서 더 나아가 ‘보고, 회의 문화’ 가이드를
제작하기까지 했는데요.
①보고는 문서 없이
②회의 30분당 보고서는 최대 2장
③업무 진행 상황 상시 공유라는
가이드 내용을 확인하시길 바랍니다.
비대면 업무에서도 통용 가능하도록
초점을 맞춰 기획되었음이 엿보입니다.
직장인의 일상을 파고든 ‘화상회의’
기업에서 이뤄지는 일상적인
스마트 업무에는 어떤 것이 있을까요?
가장 먼저 업데이트되는 내용을
관련된 팀원들이 빠르게 확인할 수 있는
협업 툴 사용을 예로 들 수 있겠죠.
해외 유관 업무시 사용되는
자동 번역기능도 포함됩니다.
지금까지 화상회의는 한국을 벗어나
멀리 출장을 간 담당자 혹은 현지 업체와의
소통을 목적으로 사용되어 왔습니다.
코로나19로 유연근무제를 도입하는
회사들이 많아지고 정부에서도
활발한 지원을 해주는 만큼
일상적인 범주 안으로 들어왔죠.
IT 인프라를 사용하는 스마트워크 중에서
가장 친숙하고사용 빈도가 높은 방식으로
화상회의를 빼놓을 수 없을 정도입니다.
- 회사에 출근한 CEO
- 재택근무 중인 본사 팀장과 사원
- 각기 다른 지방 지부에 근무중인 과장과 대리
완전히 다른 장소에서 회사 업무를
처리하는 상황일지라도 이제 지체 없이
서로의 얼굴을 확인할 수 있습니다.
바로 화상회의 덕분이지요.
화상회의를 진행하는 방법도
그리 어렵지 않습니다.
최근에는 대부분의 비즈니스 메신저 툴에서
화상회의 기능을 지원하기 때문입니다.
뿐만 아니라 일정을 잡기 수월하도록
각 멤버의 스케줄을 확인하고
링크로 회의에 초대합니다.
이때 개인 일정을 확인하는 문제는
별도로 메신저와 연동된 스케줄 관리 서비스를
이용하면 간단하게 해결됩니다.
비즈니스 화상회의 시 지켜야 할 에티켓
화상회의에 익숙해진 근무환경
그리고 이를 뒷받침해주는 인프라.
이제 어디에서 접속을 하든 팀원들과
업무에 관한 이야기를 충분하게 나눌
조건이 갖추어졌습니다.
하지만 이것으로 끝났다고 볼 수 있을까요?
생각보다 많은 이들이 화상회의에 관해
놓치고 있는 부분이 존재합니다.
방법의 편의성에 기대 무턱대고
편안한 마음으로 화상회의에 임해오셨나요?
비대면이지만 엄연히 비즈니스 모임에
해당하는 화상회의, 그에 맞는 에티켓을
잘 지키고 있는지 점검해볼 시간입니다.
첫째, 모든 비즈니스의 기본! 시간 준수
앞서 언급한 것처럼 화상회의도
참여자의 업무 스케줄을 고려한
공식적인 비즈니스 활동입니다.
따라서 미리 공지된 시간에
늦지 않는 것은 기본이겠죠.
가능하면 10분에서 5분가량
먼저 준비해 예정된 시간에
프로그램을 가동하시길 바랍니다.
둘째, 회의에 적합한 복장 착용하기
무대 위에서 프레젠테이션을 할 때처럼
머리 끝부터 발 끝까지 완벽하게
차려 입을 필요는 없습니다.
그렇다고 화면에 나오는 상체에만
신경쓴 나머지 밑에는 가벼운 차림으로
참여하는 것은 추천하지 않습니다.
의자에 앉아 참석하는 화상회의이지만
진행시간이 길어지거나 잠시 쉬어가는
타이밍이 발생했을 때를 상상해보세요.
자칫하면 일어나고 싶어도 어쩔 수 없이
카메라 앞에 버티고 있어야할지도 모릅니다.
셋째, 카메라 각도 및 위치 확인하기
회의 참가자들은 사실상 각자의
컴퓨터에 달린 카메라에 담긴 모습만을
공유한다는 사실을 기억해주세요.
너무 가깝게 두어 얼굴 한 곳만이
클로즈업이 되었거나 반대로
불필요하게 광범위한 각도를 잡아
뒷배경을 넓게 노출할 필요는 없습니다.
이외에 얼굴의 일부만 나오게
위치시키지 않아야겠지요.
앵글에 빛이 적게 혹은 과하게
들어올 경우에도 화면에 모습이
제대로 담기지 못하니
신경써서 조정해 두어야 합니다.
넷째, 이어폰(+마이크) 사용하기
노트북으로 화상회의에 참여한다면
거의 모든 기기에서 별도의 장비가 없어도
대화 자체는 가능합니다.
그러나 주변이 거의 소음 없이
조용한 공간이 아니라면 문제가 되는데요.
카페, 다른 사무실, 야외 등
다른 사람들이 체류할 경우
이어폰이 꼭 필요합니다.
그렇지 않다면 회의 참석자의 목소리는
잘 안들리고 상관 없는 다른 이의 목소리,
주변 소음이 섞일 수 있겠죠.
마이크와 이어폰이 모두 갖춰져야
쌍방의 소통이 원활하니 되도록
두 가지 모두를 준비하시길 바랍니다.
다섯째, 음소거 기능 활용하기
어떤 화상회의 도구이든 음소거 기능은
기본적으로 탑재되어 있습니다.
잠시 자리를 비워두거나 중간에
자료 준비 등으로 시간적 공백이 생겼을 때
이를 적극적으로 활용하세요.
만약 피치못하게 화상회의 도중
급히 받아야 할 통화가 있을 때에도
음소거 기능이 큰 도움이 되어줍니다.
연말 코로나19의 확산을 방지하기 위해
많은 기업에서 랜선 송년회를
기획하고 있다는 소식입니다.
일상적인 업무부터 연례 사내 행사까지
소화하는 편리한 영상통화 기능!
필수 에티켓을 준수한다면
언택트 시대에도 언제나 센스 있는 모습을
유지하실 수 있습니다.
