나 자신과 소속된 곳의 존재를 알리기 위해 사용하는 명함, 고대 중국에서는 대나무를 잘라 건넬 정도로 꽤 역사가 깊은 인류의 문화 중 하나입니다. 그리 멀지 않은 과거에는 적당한 두께감의 종이로 만들어진 명함이 사용되었으나, 현재는 명함 디자인도 여러 모습으로 만나볼 수 있죠. 얇은 플라스틱 형태부터 유/무광 코팅 선택 가능은 물론, 컬러 필름지, 투명 PET 소재까지 차별화에 힘쓴 명함도 엿보입니다.
명함은 자기만족이거나 단순히 스스로가 누구인지 알리는 명찰 이상의 힘을 지닌다는 말에 공감하시나요? 사회 초년생의 경우 거래처로부터 받는 수많은 명함을 어떻게 정리할지 몰라 난감해하거나 명함케이스를 구비해두지 않아 정작 필요할 때 명함을 내밀지 못하는 진땀 나는 실수를 만들기도 합니다.
설사 명함을 잘 들고 다녔다고 하더라도 암묵적으로 지키는 명함 예절을 잘 몰라 서로가 난감해지는 상황이 발생하기도 하죠. 오늘 TPI Insight에서는 직원들에게 직접 이야기하지 않고 바로 공유할 수 있는 명함 인사 예절을 소개합니다.
비즈니스 매너 전문가가 꼭 하는 다섯 가지 행동
알아두면 쓸모 많은 명함 예절 편
하나, 명함의 방향은 상대 측에서 글씨를 읽을 수 있게
둘, 회사명, (부서명), 이름을 간단히 말하며 교환
셋, 명함 교환은 일어서서 가슴 높이로
넷, 명함을 받은 후 바로 집어넣지 않고 확인하기
다섯, 명함은 케이스에, 미팅 전 반드시 정리
명함의 방향이 중요한 이유
명함 교환은 상대에게 자신을 정중하고 공식적으로 알리기 위한 비즈니스 행위의 일종입니다. 따라서 명함을 건네받는 상대를 최대한 배려해야 하는데요. 명함의 문자를 내가 아닌 건너편 상대가 알아볼 수 있는 방향으로 거꾸로 건네는 것은 물론, 조금 더 엄격하게 얘기하면 잡는 손에도 주의를 기울여야 합니다. 오른손을 왼손으로 살짝 받치는 동시에 명함의 중앙부를 잡아 중요한 글씨나 이미지를 가리지 않는 것이 핵심입니다.
교환 자체보다 주고받는 행위에 집중해야
간혹 명함 교환에 너무 신경 쓴 나머지 앞뒤의 상황을 제대로 챙기지 못하는 경우가 생깁니다. 일반적으로 명함을 교환할 때에는 아랫사람이 윗사람에게 먼저 일어서서 건넵니다. 만약 교환 후 악수를 하게 될 때에는 양손이 아닌 한 손으로도 충분합니다. 명함을 받은 뒤에도 지켜야 할 예절은 존재합니다.
곧바로 받은 명함을 주머니에 집어넣는 행위는 삼가야 합니다. 상대방의 얼굴과 더불어 명함 역시 재차 살펴보는 것으로 예절을 지킬 수 있습니다. 만약 어려운 한자나 영어가 이름으로 적혀 있다면 추후 잘못 부르는 일이 생기지 않도록 그 자리에서 확인하시길 바랍니다.
만약 1:1로 이미 명함 교환을 마친 후에 미팅 장소에 또 다른 인물이 참석한다면 앉은 자리에서 명함을 건네는 실수는 저지르지 않도록 주의해 주세요. 명함 교환은 언제나 일어서서 진행하고, 2명 이상일 시에는 각자 앉은 자리의 순서에 따라 테이블 위에 정리해둔 상태로 대화를 이어나갈 것을 추천합니다. 처음 만나는 자리에서는 더더욱 직책과 이름 실수가 발생하기 쉽기 때문에 명함 예절도 지키고 호명 실수도 줄일 수 있는 방법입니다.
명함 없는 미팅은 우산 없는 소나기
모든 서류를 검토한 후 자신감을 두둑하게 챙겨 나간 미팅에 명함을 놓고 온 경우가 있으신가요? 구체적인 상황은 달라도 한 번쯤은 명함을 미처 챙기지 못했던 잊고 싶은 경험이 떠오르실 텐데요. 당장 2,3일 내로 예정된 미팅을 앞두고 명함이 모두 떨어진 것을 알아채고 부랴부랴 제작을 맡기는 경우도 흔합니다.
명함은 외부 일정을 소화하는 모든 직장인에게 비 오는 날 우산과도 같은 필수적인 존재입니다. 만약 챙기지 못한 경우에는 정중하게 사과한 후 종이에 따로 관련 정보를 적어도 괜찮을지 묻는 예의도 하나의 센스입니다.
명함 케이스는 비즈니스 악세서리인 동시에 나의 명함과 타인의 명함을 소중하게 보관하는 물건으로도 활약합니다. 명함을 꺼내서 전달할 때 주머니에서 꺼내는 상황과 명함 케이스에서 깔끔한 상태로 내미는 것의 차이는 굳이 설명을 하지 않아도 될 정도이죠.
절대 해서는 안 될 명함 매너의 금기는?
상대를 당혹스럽게 만드는 ‘명함 훼손’
지금까지 소개한 팁 외에도 명함을 주고받을 때의 절대적인 금기사항이 있으니, 바로 ‘상대방으로부터 받은 명함에 절대 메모하지 않기’입니다. 어쩔 수 없이 메모지를 챙기지 않은 상황에서 꼭 필요한 정보를 노트해야 하는 타이밍에 별생각 없이 서로 교환했던 명함에 필기를 하는 실수를 무심결에 범하기도 합니다.
애초에 명함을 교환하는 사이라면 공적으로 처음 대면하는 자리일 경우가 대부분이며, 그렇지 않더라도 예의와 격식을 챙겨야 하는 관계임은 분명한 가운데 치명적인 실수가 터진 셈입니다.
이런 자리에서 상대방 명함에 필기를 한다는 것은 첫째, 애써 준비한 명함을 훼손하는 행위이기에 좋지 않은 인상을 주게 되며 둘째, 중요한 비즈니스 자리에 메모지를 별도로 준비하지 않아 스스로의 미흡함을 그대로 노출하는 부정적인 상황입니다. 조금만 주의를 기울이면 대처 가능한 실수이므로 기본에 충실하면 실전에서도 얼마든지 훌륭한 명함 매너를 몸에 익힐 수 있습니다.
