이메일은 비즈니스 커뮤니케이션에 있어 모든 직장인들이 마치 숨을 쉬듯 일상적으로 사용하는 도구입니다. 대부분 사내로 국한된 메신저나 간단한 내용만을 전달하는 전화와는 다르게 각종 가벼운 내용부터 계약과 같이 중요한 일 처리까지 할 수 있다는 점에서 대체재가 없는 최선의 방식이기도 하죠. 더 이상 새로울 것 없는 필수적인 도구이지만 서점가에서는 여전히 비즈니스 이메일과 관련한 서적이 신간으로 출간되는 것을 확인할 수 있습니다.
직접적인 접촉이 없기 때문에 이메일 안의 단어 선택, 문장 구조 하나에 민감해지기 쉬운데요. 별다른 가이드라인 없이 작성하게 되면 오히려 사족이 많은 장황한 글이 되어버리거나 반대로 투박하고 딱딱한 보고서식 내용으로 채워지는 상황도 발생합니다. 이런 걱정을 모두 날려 줄 비즈니스 현장에서 든든하게 사용할 수 있는 생산적이고 센스 있는 이메일 활용법, TPI Insight가 공유합니다.
이메일 활용을 잘 하는 직장인의 데스크
비즈니스 이메일 사용 기본 원칙 3가지
하나, 공사 구분을 확실하게
회사용 이메일은 사내, 사외 사람들과만 주고받고 계시나요? 본인만 확인하는 비즈니스 관련 자료나 내용 역시 개인 이메일이 아닌 회사 계정에 전달하세요. 정말 필요할 때 찾는 시간을 줄일뿐더러 책임 소재가 발생할 우려가 사라집니다.
둘, 들이닥치는 메일 폭풍에 당황하지 않기
참조로 묶인 이메일까지 포함하면 하루에만 어마어마한 양의 메일이 도착합니다. 실제로 처리해야 할 이메일만 분류, 구분하여 확인합니다.
셋, 이메일 하나로 모든 것을 해결하지 말 것
이메일은 수많은 툴 중 하나일 뿐, 클라우드 혹은 노트 서비스를 적절하게 활용하세요. 첨부파일로 모든 자료들을 첨부하는 것보다 훨씬 더 깔끔하게 이메일을 사용할 수 있습니다.
이메일을 잘 다루는 방법은 효율적인 스케줄링과 매우 유사합니다. 산재한 일정(이메일)들을 매일 취합한 후 중요도를 나눠 당장 할 수 있고 중요한 내용을 처리해야 하기 때문이죠. 그렇지 않은 경우는 더욱 적합한 이에게 전달하는 점도 닮았습니다. 이메일 관리를 잘하는 직장인은 다른 이에게 넘기기는 애매하지만 당장 실행할 필요가 없는 이메일은 우선 스케줄러에 기록한 뒤 남는 시간에 수행하는 식으로 시간과 에너지 소모를 줄입니다.
세 개만 기억하세요! 실전 이메일 작성 팁
미국에서 설계한 오픈 AI인 GPT-3은 다소 제한적인 기능을 보여온 지금까지의 인공지능보다 진일보한 모습을 자랑합니다. 최대 2,048개의 단어를 기억하는 놀라운 능력은 범용성이 뛰어나 사람을 대신해 이메일을 작성하는 데에 쓰일 수 있습니다.
간단한 핵심 키워드만 입력하면 정중하고 배려심 깃든 격식체의 이메일 한 통이 자동으로 완성됩니다. 뛰어난 스펙을 가진 GPT-3의 대표적인 활용 사례로 이메일 답장이 거론되는 점을 주목해 볼 필요가 있습니다.
향후 GPT-3과 같은 인공지능이 사람이 쓰는 이메일을 대체하는 시대가 도래하겠지만 아직까지는 직장인 각자의 할 일로 주어진 상태이죠. 신속하고, 정확하며 똑똑한 이메일 쓰기는 요점만 파악하면 크게 어렵지 않습니다.
1. 비즈니스 이메일은 편지가 아니다
이메일이 비즈니스용과 개인용으로 사용될 때 가장 큰 차이를 보이는 부분은 톤앤매너와 내용을 채우는 형식입니다. 업무차 이메일을 쓸 때 주제는 크게 [요청], [자료 송부], [정보 전달], [내용 확인]으로 나뉩니다. 나열한 4개의 유형에 속하지 않더라도 모두가 목적이 분명한 형태로 오고 가는 것만은 분명합니다. 즉, 가독성이 좋은 텍스트를 채워 목적을 명확하고 빠르게 알릴 필요가 있습니다.
먼저 전체 내용을 요약하는 제목으로 시작하세요. 업무 유형을 입력한 말머리 활용도 좋습니다. 업무 이메일은 필요할 때마다 다시 열어보는 경우가 많으므로 일목요연하게 작성된 제목은 시간이 지나도 상대가 쉽게 파악하는 배려가 됩니다. 본문에는 상대가 중점적으로 살펴야 할 부분을 볼드 및 하이라이트로 처리하거나 길게 나열하는 항목에 숫자 기호를 붙이는 방법도 가독성을 높이는 방법입니다.
2. 가능한 열린 형태로 사용할 것
앞서 수차례 언급한 바와 같이 업무 이메일은 개인과 개인 간의 소통을 넘어 다수의 관련자가 얽혀 내용을 공유합니다. 따라서 필요 참조를 누락하지 않아야 사실 확인이 빨라지며 단순 참조 기능을 넘어 이메일과 연동 가능한 클라우드를 적극적으로 활용하시길 바랍니다.
파일의 경우 이메일 내에 첨부 형식으로도 가능하지만, 독립된 데스크톱에 저장된 파일만 업로드가 가능하므로 클라우드 서버에 폴더를 생성하여 링크를 공유하는 방식을 채택해보세요. 언제 어디서든 추가적으로 자료를 보완한 뒤 상대에게 업데이트 확인 요청을 하기에도 수월합니다.
3. 이메일도 결국은 데이터, 백업이 생명
수많은 비즈니스 일정과 더불어 계약서 등 핵심 업무 파일이 잔류하는 이메일 내 데이터는 상시로 백업을 해두어야 차질을 피할 수 있습니다. 간혹 실수나 바이러스, 기기 결함으로 데이터가 유실되는 불상사는 상상만으로도 간담이 서늘해지실 텐데요. 별도 공간에 메일 데이터를 저장하는 백업 서비스와 함께 특정 서버에 정보 변환 없이 원본 그대로 보관하는 ‘메일 아카이빙’ 서비스도 눈여겨보시길 바랍니다.
한편, 각종 메일링 서비스나 중요도가 낮은 정기적인 사내 알림 메일 등은 중요 데이터는 아니므로 따로 백업이 필요 없지만 메일함에서 삭제하지 않고 남겨두게 되죠. 이런 메일들을 따로 분류하는 폴더를 생성하면 자투리 시간에 훑어보기 간편해 시간 활용도를 높여준다는 사실을 기억해 주세요.
