조금씩 성장을 하고 있는 기업의 CEO인 당신은 신사업 개발의 일환으로 하계 휴가철 이전에 중요 직원들과 세미나를 진행할 계획입니다. 물론, 그 외에도 외주업체와의 미팅이나 새롭게 바꾼 데이터 처리 시스템을 확인하는 작업 등 처리해야 할 업무는 산재해 있습니다. 이 업무들 각각은 CEO로서 해야 할 일에 해당하지만, 중요도로 따진다면 세미나가 우선인 상황입니다.
다만, 기한이 가장 촉박한 일은 데이터 처리 시스템을 점검하여 보완이 필요한 사항은 개발사에 연락을 취해야 한다면 여러분은 어떤 선택을 하실지 머릿속에 그려지시나요?
앞의 상황은 구체적인 내용과 상관없이 중요도와 긴급도에 따른 해야 할 일 사이에서 우리가 어떤 결정을 내릴지에 대한 물음표를 던지는 예시입니다. 비즈니스와 관련한 모든 일들은 저마다의 중요성과 긴급함이 다릅니다. 많은 분들이 기한이 촉박한 업무에 대해 가장 먼저 손을 대는 경우가 발생합니다. 만약 전체적인 시간 관리가 다소 어수선하고 개인 스케줄 처리가 능률적이지 못하다는 생각이 든다면 이 부분을 고심해볼 필요가 있습니다.
성공하는 습관 ‘To do list’의 역설
해야 할 일들이 중요한 일을 가로막는다면?
한때 설정한 목표를 이루는 강력한 습관을 만들어주는 비법으로 ‘To do list’가 전 세계적인 인기를 끈 시기가 있었습니다. 용어 그대로 날마다 해야 할 일들을 노트에 적고 당일 완료를 했다면 체크하여 하루 동안 자신이 하지 못한 일들과 마무리한 일들을 직관적으로 확인할 수 있어 큰 반향을 일으켰죠. 평소 자기계발에 힘쓰는 사회인이라면 누구라도 한 번쯤 To do list를 꾸준하게 작성해보았거나 적어도 시도는 해본 경험이 있을 정도입니다.
그러나 베스트셀러 작가 케빈 크루즈(Kevin Kruse)는 많은 이들에게 영감을 주었던 To do list에 대하여 매우 회의적인 의견을 내놓았습니다. 심지어는 진짜 중요한 업무들이 스러지는 원인이 되기도 한다고 언급하기도 했죠. 하루에 해야 할 일을 적는 이 리스트에는 해야 할 일들이 보기 쉽게 나열되긴 하지만 다양한 조건들을 감안해야 할 중요한 일들을 구분하기엔 무리가 있기 때문입니다.
“크게 성공한 이들은 과제 목록이 아닌, 잘 정리된 스케줄러를 갖고 있다.”
사람들은 많은 경우 중요도와는 무관하게 해야 할 일 중에서 ‘성가시거나’, ‘귀찮고’, ‘빨리 끝낼 수 있는’ 업무를 먼저 처리하려는 본능을 가집니다. 크루즈는 To do list에 너무 집중한 나머지 생산성의 역학은 생각하지 않고 업무량에만 매몰될 위험을 지적합니다.
똑똑한 스케줄링의 비법 ‘시간의 블록화’
우선순위에 따른 수행 할당 시간 부여
1. 꼭 해야 하는 일+중요한 일
2. 시간이 촉박하지 않지만 중요한 일
3. 꼭 해야 하지만 중요하지 않은 일
4. 1~3번에 해당하지 않은 잡무
어떤 상황에 놓여있든 모든 이들에게 주어진 하루의 시간은 24시간으로 평등합니다. 한정된 시간 안에 어떻게 그리고 어떤 일을 진행하느냐는 오롯이 스스로의 선택의 문제이죠. 누군가는 하루에만 수십 개의 업무를 처리하고 누군가는 다섯 개도 안 되는 업무에 매진합니다. 다만, 전자의 경우라도 3번과 4번에 해당하는 일에만 매달렸다면 정작 가장 집중했어야 할 1번 업무들을 돌아볼 시간만 허비한 셈입니다.
To do list로 게으름을 멀리하여 움직이는 습관을 들인 것까지는 성공했지만 늘 해야 할 일 전부를 끝내지 못했다는 불편함이 생길 수도 있습니다. 이처럼 완성되지 못한 계획에 대한 자책과 불안함이 뒤따르는 자이가르닉 효과(Zeigarnik Effect)가 계속된다면 처음 리스트를 작성하던 취지가 무색해져버립니다.
보다 현실적이고 생산적인 스케줄링을 고민하고 있다면 시간을 블록화하는 방법을 추천드립니다. 먼저 꼭 해야 하면서 중요한 일들을 예상 처리시간을 감안해 배치하여 하루 동안 현실적으로 포용할 수 있는 일정을 수립합니다. 중요한 일 중심으로 블록화된 스케줄을 완성했다면, 블록 사이의 자투리 시간에는 큰 고민 없이 3번에 해당하는 해야 하지만 크게 중요하지 않은 일들을 추가할 수 있습니다.
불안한 대외 환경, 2020년은 선택과 집중의 시기로
해야 할 일과 중요한 일의 균형을 생각하다 보면 필연적으로 ‘선택과 집중’이라는 주제로 시선이 옮겨갑니다. 더 많은 일들을 끝내는 데에 집중하기보다 목적과 목표에 부합하는 양질의 일에 몰두하는 비즈니스를 시작하세요.
또한, 해야 하는 일에 개인 취미, 자기 개발 등 사생활과 관련한 활동들은 1차적으로 배제한 후 비즈니스용으로만 채워진 스케줄을 만드는 것을 추천합니다. 그렇다고 긴급하고 중요한 일만 챙기고 나머지 일들을 모두 등한시할 수는 없겠죠. 이런 경우에는 회사 내 적합한 인력에게 업무를 위임하거나 스케줄을 돌아본 후 적절한 시간에 추가하는 기지를 발휘해보는 것은 어떨까요?
이번 시간에는 많은 일을 처리하는 데에 에너지를 소모하는 과정 자체보다 실질적으로 사업적 성장을 가져다줄 몇 가지의 업무에 집중해야 할 이유를 알아보았습니다. 비즈니스 저술가의 에릭 바커가 언급한 ‘몰입하는 능력은 21세기의 초능력’이라는 문구를 되새기는 2020년을 만들어보시길 바랍니다.
