비즈니스에서 미팅의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 클라이언트에게 눈도장을 찍고, 관계를 만들며, 최종적으로 계약을 만들어내는 중요한 과정이기 때문이죠. 단순히 자료만 준비해서 만나는 자리가 아니라 새로운 비즈니스를 만들어가는 과정이라고 생각하면 얼마나 중요한 다시금 느끼실 겁니다.

​그렇다면 미팅 준비는 어떻게 해야 할까요. 당신을 더욱 빛나게 할 비즈니스 미팅 노하우를 3가지만 준비해봤습니다. 중요한 계약, 만남을 앞두고 있다면 딱 5분만 시간내서 읽어보세요.

(1) 준비없는 미팅은 곧 ‘준비없는 이별’

비즈니스 미팅은 회식 술자리처럼 천년만년 속얘기를 나누는 자리가 아닙니다. 정해진 시간 내에 목적과 의제를 달성해야 하는, 명확한 목적이 있어야 하는 자리죠. 그래서 미팅 전 사전 준비는 필수입니다.

​특히 깔끔하게 준비된 자료, 준비물은 상대방에게 꼼꼼함을 증명하는 일종의 찬스가 될 수 있습니다. 미팅 시작 전 첫 인상을 결정하는 중요한 요소가 되기도 하고요. 여기에서 말하는 ‘준비 자료’는 철저히 상대에게 맞춰져 있어야 합니다. 원하는 목적이 무엇인지 미리 파악하고 자료를 준비해야 하죠.

​예를 들어 ‘온라인 마케팅’을 선정하기 위해 병원 마케팅 담당자와 미팅을 한다면 상대방의 니즈에 맞춘 키워드를 정리해 둡니다. 전문 분야, 강점, 시장 현황, 경쟁사, 마케팅 전략, 트렌드 등 키워드를 쭉 나열하고, 이에 맞는 자료를 미팅 순서에 맞게 나열하는 방식.

​준비자료만 완벽다면, 별 이야기를 나누지 않아도 계약이 성사되는 마법이 일어날 수도 있습니다. 아무런 준비 없는 미팅? 아마 다음 기약은 없을 수도 있습니다.

(2) 결과를 180도 바꾸는 ‘비즈니스 화법’

“잘 보십시오. 이 지폐에 그려진 배는 거북선이라는 배입니다. 철로 만든 함선이지요. 한국은 영국보다 300년 앞선 1500년대에 거북선을 만들어냈고, 전쟁에서 일본을 물리쳤습니다.”

故정주영 현대그룹 회장

완벽한 수십장의 보고서에서도 ‘No’를 외쳤던 영국 롱바톰 회장의 마음을 움직인건 500원짜리 지폐 한 장에서도 할 수 있다는 정주영 회장의 의지가 담긴 말 한마디였습니다. 단지 감동적인 스토리 하나 때문에 덜컥 추천서를 써준걸까요? 당시 상황은 정확히 알 수 없지만 정주영 회장이 가진 비즈니스 태도와 열정이 화법 하나하나에 담겼을거라고 봅니다.

​이처럼 화법 하나에도 결과가 바뀔 수 있습니다. 성공을 이끄는 비즈니스 화술 5선, 간단하게 정리해봤는데요. 화술이 약하다고 생각하시는 분들은 ‘정독’ 하셔도 좋습니다.

1) 단순하게 말하기

→ 쓸데없는 부연 설명보다는 단순하게 말하는게 오히려 도움이 됩니다. 꼭 필요한 말만 간단 명료하게 말하면 상대는 우리가 원하는 것이 무엇인지 확실히 알 수 있죠.

2) 진실되게 이야기하기​

→ 틀에 박힌 영업 멘트, 상대방의 기분만 띄워주는 아첨식 멘트는 오히려 부작용을 일으킵니다. 원하는 것이 무엇인지 확실히 얘기하되, 솔직한 상황과 함께 말해주면 오히려 이야기에 더 공감하게 됩니다.

3) 말을 아끼고 경청에 힘쓰기

→ 자신을 어필해야 하는 자리는 맞지만 그렇다고 너무 본인 얘기만 하면 좋지 않습니다. 비즈니스 미팅은 혼잣말 하러 가는 곳이 아니니까요. 한마디 얘기를 하면 그 다음 상대방에게 질문을 받고 그 반응에 따라 대답해주는 태도가 중요합니다.

4) 부탁과 거절은 확실히

→ 비즈니스 관계에서 부탁과 거절은 확실해야 합니다. 요청을 할 때는 간곡하게, 거절을 할 때는 예의와 진심을 담아서 해야하죠.

5) 눈 맞추고 얘기하기

→ 필기 자료, 노트북만 바라보는 것보다 상대방의 눈을 맞추고 하는 만남이 더욱 기억에 남을 수 밖에 없습니다. 우리의 진정성과 솔직함이 표정에 담기기 때문입니다. 눈을 맞추지 못하면 오히려 자신감없는 사람으로 기억될 수 밖에 없습니다.

(3) 약속의 ‘시간과 장소’는 명확하게

다음 주에 뵙겠습니다, 언제 한번 술 한잔 하시죠

약속의 잘못된 예시

흔히 약속을 잡을 때 위 멘트처럼 시간과 장소를 막연하게 잡는 경우가 많습니다. 물론, 지인이나 동료와 약속을 잡을 때면 상관없겠지만, 비즈니스에서 저렇게 약속을 잡으면 자칫 ‘빈말’처럼 보이며 기약이 없다는 의미로 해석이 됩니다.

다음주 화요일 오전 11시 30분에 미팅을 가지고 점심 식사 같이 하시는 것 어떠신가요?

올바른 약속잡기 예시

위 문장과 같이 구체적인 날짜와 장소, 시간을 맞추면 서로 신뢰 관계가 형성될 수 있습니다. 하루 전날, 혹은 반나절 이전에 미리 확인 연락하는 습관을 들여보세요. 상대방이 약속을 잊어버리거나, 일정을 겹치게 잡을 수도 있거든요. 미리 확인하면 상대가 고마움을 느낄 수 있으며, 시간 낭비를 할 일도 적어지게 됩니다.

​또한 ‘내가 갑이니까 조금 늦어도 되겠지..’ 와 같은 구시대적인 발상은 구깃구깃 접어서 휴지통으로 던져버리시길. 기본 매너와 태도는 때와 장소를 가려선 안됩니다. 상대방의 위치와 나의 위치가 반대로 되는 순간이 찾아올 수도 있기 때문입니다. 사회구성원 간에 정보공유와 의사소통이 활발한 요즘 시대에는 더욱 주의해야 합니다. 당신의 비매너, 갑질은 누군가에겐 사소할진 몰라도 언젠간 당신의 비즈니스를 통째로 위협하는 위험 요소만 될 뿐입니다.

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누군가는 미팅을 하도고 안 좋은 인상만 심어주고 오는가 반면, 누군가는 미팅을 통해 계약 성사라는 최상의 결과물을 만들어옵니다. 미팅 스킬만 달라져도 비즈니스의 결과물이 확! 뒤바뀔 수 있습니다. 오늘 혹시 미팅이 잡혀있나요? 오늘 말씀드린 3가지만 기억해도 충분히 좋은 결과물을 만들 수 있을거라고 믿습니다.