직장인이 받는 스트레스에는 여러 이유가 있죠. 연봉, 일의 만족도, 상사와의 마찰 등등… 업무 안에서 받는 스트레스로 한정해서 본다면 큰 부분을 차지하는 것이 ‘보고서’일 것입니다.
보고서가 스트레스를 유발하는 주요 원인으로는 촉박한 마감시간, 해당 분야의 비 전문성, 방대한 자료 정리등을 꼽을 수 있는데요. 야근으로 끝나면 다행, 자칫 주말까지 반납해야 하는 보고서. 이것만 없다면 회사생활이 훨씬 더 수월할 것 같은데… 안타깝게도 통장에 월급이 계속 들어오는 한 보고서는 피할 수 없는 운명과 같습니다.
보고서, 싫은 만큼 중요하다.
회사는 운영 과정에서 외부·내부에서 수많은 문제가 발생합니다. 이 중에는 기업 생존에 영향을 줄 수 있는 사안도 있을 것입니다. 기업은 발생한 문제의 현황과 문제점을 정확하게 파악하고 해결방안을 모색해야겠죠.
이때 회사 안에서 직원들이 상황을 공유할 때 약속된 소통 방식이 보고인 것입니다. 수평적인 정보의 공유라면 형식에서 자유롭겠지만, 보고는 기본적으로 수직·상향의 성격을 띠고 있습니다. 절차와 형식이 필요하죠.
직원은 보고서로 평가받기에…
보고를 잘 하는 것은 개인에게도 중요합니다. 잘 작성한 보고서는 개인의 역량이나 성과를 평가하는 중요한 기준으로 작용하기 때문입니다.
그래서 업무역량은 뛰어난데 보고를 잘 못해서 낮은 평가를 받는 경우도, 업무 역량은 낮은데 보고를 잘해서 성과에 비해 더 높게 인정받는 경우도 종종 생깁니다.
보고서는 왜 어려울까?
보고서 작성이 어려운 이유는 아마 다음과 같습니다.
1. 같은 보고서는 없다.
한 번 만들어진 보고서는 다음 보고서 작성 시 참고사항이 될 수 있지만 재활용될 수 없습니다. 같은 내용을 보고하는 경우는 없습니다. 보고의 내용이 바뀌고 내용의 근거로 사용하는 데이터도 바뀝니다.
2. 시간에 쫓긴다.
보고는 회사 내부적인 문제나 바깥의 요인에 이슈가 발생했을 때 작성되는 경우가 많습니다. 중요하거나 시간을 다투는 일이 생겼을 때 그에 대한 해결 방안을 보고해야 합니다.
보고서에는 문제의 원인만 보고해서는 안됩니다. 그에 대한 해결방안을 제시해야 합니다. 시시각각 변하는 비즈니스 환경에서 선례가 없는 문제가 발생했을 때 해결방안을 제시하는 것은 쉬운 일이 아닙니다.
3. 읽는 사람을 이해시켜야 한다.
만약 같은 문제, 같은 해결방안을 가지고 100명이 보고서를 작성해도 모두 다른 형식의 보고서가 나올 것입니다. 보고서에서 중요하게 생각하는 포인트가 모두 다릅니다.
보고서를 받아보는 사람도 마찬가지입니다. 표, 데이터를 중시하는 상사, 간단 명료한 정리를 좋아하는 상사, 보다 상세한 설명을 필요로 하는 상사 등 보고받는 사람의 마음에 들지 못한다면 같은 내용이라도 전혀 다른 반응을 보일 수 있습니다.
보고서를 잘 작성하기 위해서는?
그럼 본격적으로 보고서를 잘 쓰는 스킬을 안내해드리겠습니다. 다음 사항을 체크한다면 보고서 작성의 시간은 단축되고 좋은 결과물을 얻을 수 있습니다.
1. 육하원칙의 구성이 필요하다
어떤 글을 쓸 때도 육하원칙을 기본 틀로 잡고 쓰기 시작하면 잘 써지는 법이죠. 아무리 막막해 보이는 보고서라도 육하원칙에 따라 각 항목들에 들어갈 내용을 구성한다면 보고서를 절반 정도 썼다고 해도 과언이 아닙니다.
누가=대상
언제=기간
어디서=장소
무엇을=제품이나 활동
어떻게=방법
왜=이유
+제안사항
또, 아무리 간단한 보고서를 작성할 때도 (현상-문제점-개선방안)이 3가지는 반드시 들어가야 합니다.
2. 논리적이어야 한다.
보고서란 간단하게 상대방을 설득하는 작업이라고 생각하면 됩니다. 어떤 문제에 대해 원인과 현 상황, 그리고 해결방안을 제시했다면 그것을 뒷받침할 논리적 근거가 있어야 합니다. 근거는 데이터가 될 수도 있고 이미지가 될 수도 있겠죠.
3. 어려운 단어를 쓰지 말자.
단어 선택은 반드시 모두가 이해할 수 있는 것을 선택해야 합니다. 대개 보고서는 현장의 실무자가 관리자에게 보내는 것입니다. 임원급 이상에게 현란한 단어들로 가득한 보고서는 집어던지기 딱 좋은 물건이 됩니다. 만약 불가피하게 사용해야 하는 전문용어는 각주를 달아 이해를 돕는 것이 필수입니다.
4. 단순화 작업이 필요하다.
회사마다 보고 양식의 차이는 있을 수 있으나 대개 파워포인트를 활용한 PPT가 주를 이룹니다. 파워포인트는 어떤 배치를 하느냐에 따라 문서의 완성도가 달라집니다. 일단 보고서의 내용을 정리했다면 정리 작업이 필요합니다.
1) 문장을 간결하게
파워포인트는 문장을 공간 안에 적절하게 배치해야 합니다. 타이틀, 거버닝 메시지, 서브타이틀, 내용 등에 추가로 이미지, 도형, 그래프 등을 넣어야 합니다.
깔끔하고 직관적인 보고서를 위해선 간결한 문장을 만들어야 배치도 한결 쉬워집니다.
2) 일관성을 유지
보고서를 작성시 과몰입 하게 되면 오히려 안좋은 결과를 얻을 수 있습니다. 더 멋진 배치, 더 높은 수준의 스킬을 사용하고 싶어지는데요. 그 순간 욕심을 덜어내야 합니다.
보고서에서 가장 중요한 것은 배치입니다. 더 정확하게 말하면 일관된 배치가 중요합니다. 슬라이드마다 다른 타이틀의 위치, 정렬되지 않은 텍스트 박스는 급조된 보고서라는 인상을 줄 수 있습니다.
3) 폰트는 통일
폰트는 1개, 정말 필요하다면 2개가 좋습니다. 폰트 사이즈는 3가지를 넘어가면 단순한 보고서도 복잡하게 보입니다. 색은 강조 부분을 제외한 모든 글에 같은 색을 주는 것이 좋습니다. 검은색 보다 회색을 사용하면 보다 차분하고 고급스러운 느낌을 줄 수 있습니다.
시각화 자료 중 도형과 선도 가급적이면 2~3개의 색만 선택하는 것이 좋습니다.
보고서에 부담을 가지기 시작하면 작성을 꺼리게 되고 발전할 수도 없습니다. 처음부터 보고서를 잘 쓰는 사람은 없겠죠. 왜 이 보고서를 쓰는지, 누구에게 보여주는 것인지, 결론이 무엇인지 목적과 방향, 그리고 대상을 먼저 생각하고 차근차근 정리하세요.
좋은 보고서를 만들기 위해 좋은 파워포인트 스킬이 꼭 필요한 것은 아닙니다. 내용이 가장 중요합니다. 어떻게 담을 것인가 보다 어떤 것을 담을까를 먼저 생각한다면 보고서는 생각보다 쉽게 만들어질 것입니다.
