생각보다 많은 직장인이 비즈니스 미팅 매너에 대해 정확히 알지 못합니다. 잘못된 행동 하나에 당신의 이미지, 나아가 회사의 이미지가 달라질 수 있고, 서로 간 관계에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 신입사원뿐만 아니라 모든 직장인이 챙겨두면 좋을 비즈니스 미팅 예절에 대해 알아보겠습니다.
(1) ‘사전 준비’는 필수.
상대방에게 좋은 첫인상을 남기고 싶다면, 미팅 시 버벅대는 모습을 보여서는 안 되겠지요. 미팅 전 미팅의 명확한 목적이 무엇인지, 미팅을 통해 도출할 의제들이 무엇인지 설정해두세요. 그래야 미팅 시간이 쓸데없이 길어지지 않고, 미팅을 마친 상대방 또한 ‘유의미한 미팅이었어’라고 생각할 수 있습니다.
(2) 10분 전에는 도착할 것
‘차가 밀려서, 약속 장소를 찾지 못해서’라는 변명을 건네며 자리에 앉는 모양은 분명 좋지 못합니다. 상대방과 만나기로 한 10분 전에는 약속 장소에 도착하세요. 미리 도착해 미팅 의제를 다시금 살펴보며 생각을 정리해 보세요. 단, 너무 일찍 도착하는 것도 상대방에게 부담을 줄 수 있으니 10분 정도가 좋습니다.
(3) 사무실에 방문한 손님 맞이하는 법
거래처에서 방문한 손님을 맞이할 때도 지켜야 할 것들이 있습니다. 방문한 손님을 미팅 장소로 안내할 때는 문을 밀면서 먼저 들어가서 손님을 안내합니다. 당겨서 여는 문일 때는 문을 잡아두고 손님을 안으로 먼저 안내합니다.
손님이 자리에 앉은 후에는 간단한 음료를 권하게 되는데, 다양한 종류의 음료를 미리 준비해두면 더 좋겠지요. 또, 음료를 낼 때는 나이와 직급에 상관없이 방문한 손님에게 먼저 드리는 것이 예의입니다.
(4) 쉬운 듯 쉽지 않은 악수 예절
상대방과 처음 대면하게 되면, 가장 먼저 악수를 하고, 명함을 맞교환할 때가 많습니다. 이때 가장 많은 실수가 일어납니다. 악수할 때도 예절이 존재하는데, 우선 이성 간의 악수 시에는 여성이 남성에게 청하는 것이 예의이지만, 해당 모임의 주최자가 남자라면 먼저 악수를 청합니다.
이때 손등이 보이지 않게, 손을 세로로 뻗어서 악수를 청합니다. 또, 윗사람과 악수 시에는 허리를 살짝 숙이거나 왼손으로 오른손을 받치는 등의 매너를 갖추는 것이 좋습니다.
(5) 명함 교환의 법칙
명함을 전달할 때는 정중하게 자신의 소속과 이름을 밝히는 것이 매너입니다. 왼손은 오른손을 받치고, 자신의 이름이 새겨진 명함 앞부분을 보이며 전달하세요.
다수의 사람과 명함을 맞교환할 때는 직급이 높은 사람부터 낮은 사람 순으로 교환하는 것이 좋으며, 다른 회사에 방문한 경우라면 직급과는 관계없이 방문한 사람이 먼저 명함을 건네고, 두 사람 이상이 동행한 경우라면 높은 직급의 사람이 상대방에게 먼저 건네는 것이 맞습니다.
상대방에게 명함을 받은 후에도 바로 가방이나 지갑에 넣지 말고, 명함을 천천히 살펴본 후에 테이블 위에 올려두세요. 명함의 정보를 보며 간단한 질문을 던지는 것도 좋습니다.
(6) 자리에도 매너가 있다
일반적으로 엘리베이터 승하차 시에는 ‘상사가 먼저’하는 것이 예의입니다. 거래처를 만날 때도 마찬가지입니다. 우선 거래처 상대방이 먼저 엘리에이터에 승하차하는 것이 맞습니다. 엘리베이터 탑승 후 자리배치도 중요한데, 가장 상석은 층수를 누르는 버튼을 기준으로 대각선 방향 안쪽이며, 버튼 조작부와 가까운 자리일수록 말석입니다. 가장 직급이 낮은 사원이 출입문 쪽에 서서 층수를 확인하고 닫힘, 열림 버튼을 담당해야 합니다.
거래처 담당자와 길을 걸을 때는 오른쪽이 상석이며, 세 사람이 걸을 때는 가운데 자리가 상석입니다. 계단으로 이동할 때는 아랫사람이 먼저 올라가고 내려오는 것이 예의이며, 지지대가 있는 방향이 상석입니다.
또, 자동차로 이동할 경우, 운전석 뒤편 오른쪽 자리가 상석이며, 차주가 직접 운전할 경우 조수석이 상석입니다. 차를 탈 때는 윗사람이 먼저, 또 내릴 때는 아랫사람이 먼저 내리는 것이 맞습니다.
(7) 본론 전, 대화 온도 높이기
만나자마자 바로 본론으로 들어가면 시종일관 미팅 분위기가 딱딱해집니다. 본격적으로 이야기를 나누기 전, 가벼운 농담이나 칭찬으로 편안한 미팅 분위기를 조성하는 것도 하나의 팁입니다. “전화 목소리가 참 좋으시더라고요”처럼 뻔한 이야기도 물론 좋습니다.
(8) 회의할 때, 지켜야 할 발언 매너
미팅을 진행할 때는 미리 준비해 온 어젠다를 일방적으로 통보하는 독불장군식의 의견 개진은 추천하지 않습니다. 구체적인 질문하며, 쌍방향으로 소통하는 것이 성공적인 미팅의 핵심입니다.
미팅 중간중간에는 노트에 관련 내용을 기재하며, 상대방에게 열정적이라는 인상을 남길 수 있도록 합니다. 또, 가벼운 농담이나 사적인 이야기로 미팅을 마무리하면 상대방에게 좋은 인상을 남길 수 있습니다.
지금까지 직장인이 알아두면 좋은 비즈니스 미팅 매너에 대해 알아보았습니다. 얼핏 사소한 것처럼 보이지만, 이런 매너를 얼마나 잘 지키는지에 따라 그 사람의 이미지가 결정된다는 사실 잊지 마시길 바랍니다.
