사회생활의 기본 스킬, 비즈니스 이메일 작성
“디지털 시대, 더욱 활발해진 편지 업무”
빳빳하고 깨끗하게 제작된 양피지에 세련된 필기체로 문자를 채운 후 실링 왁스에 인장을 찍어냈던 과거의 편지 방식은 아날로그 감성을 물씬 풍깁니다. 멀리 떨어진 친구나 지인에게 소식을 전하는 소중한 매개체이자 사업체를 운영하며 각종 업무를 처리하기 위한 중요 수단이었던 편지는 형태가 바뀌었을 뿐, 현재도 여전히 사용되고 있습니다.
오히려 디지털 시대를 맞이하며 전화보다도 이메일 연락을 상시로 주고받는 업무 환경이 구축되었습니다. 때문에 신입사원들은 당장 컴퓨터 앞에 앉아 거래처 고객을 향한 글을 작성하면서부터 커다란 난관에 봉착합니다. 최대한 격식을 갖춘 태도로 소통해야 하는 비즈니스 이메일을 어디서 어떻게 시작을 해야 할지 고민되기 때문이죠.
상사에게 컨펌을 받는 것이 가장 확실하겠지만, 계약서도 아닌 일반 업무 메일을 일일이 요청하기란 현실적으로 굉장히 어려운 일입니다. 따라서 오늘은 누구나 알아야 하지만, 누구도 속 시원히 제대로 귀띔해주지 않는 비즈니스 이메일 작성 방법을 알아보는 시간을 마련했습니다.
잘못된 비즈니스 이메일 작성 사례
Case 1. 참조 없이 받는 사람만 있는 이메일
원칙적으로 편지는 보내는 이가 있고 받는 이가 존재합니다. 그러나 이메일을 사용한다면 이야기가 조금 달라지는데요. 바로 직접적으로 편지를 받는 이 외에 참조(CC)를 포함할 수 있다는 점입니다. 참조란 말 그대로 보내느 이메일 내용을 숙지하고 참고해야 할 이들을 포함시키는 것을 뜻합니다. 즉, 직접적으로 피드백을 요청하는 대상은 아니지만 관련 업무를 진행하는 사람들이 따로 연락을 하지 않아도 내용을 확인할 수 있는 역할을 합니다.
게다가 참조의 중요성은 단순히 참고용으로만 끝나지 않습니다. 거래를 진행하거나 특정 프로젝트를 수행할 때 외부 담당자와 연락을 주고받을 때마다 소속 회사와 고객사의 관리자 혹은 상사를 참조해 놓으면 혼선이 생겼을 때 조율하기에도 훨씬 순조로워진다는 장점이 있습니다.
Case 2. 친목모임을 방불케 하는 편안한 말투
아직 비즈니스 환경에 익숙하지 않은 신입사원들이 가장 많이 저지르는 실수 중 하나가 바로 ‘부적합한 말투’입니다. 물론, 업무 중 사용하는 이메일에 비속어나 비매너 표현을 사용하는 경우는 없을 텐데요. 그러나 존댓말을 사용할 뿐 두서없이 정리되지 않은 장황한 글을 써내려간다면 역시 부적합한 말투에 해당합니다.
개인 메신저가 아닌 비즈니스 이메일로 소통할 때에는 아무리 편한 내부 직원끼리라고 하더라도 사담을 포함하지 않는 것은 기본입니다. 또한, 전달 내용을 본문에 최대한 명확하게 표현해야 합니다. 만약 파일로 된 첨부자료를 함께 보내더라도 관련 사항을 요약하여 명시한다면 깔끔하고 친절한 이메일이 완성되겠죠.
Case 3. 첨부파일 따로 내용 따로
비즈니스 이메일을 사용하다보면 ppt 파일부터 일반 문서, 이미지 등 각종 첨부파일을 송부하는 상황이 생깁니다. 처리해야 할 업무가 많은 바람에 매번 첨부파일을 잊는 습관이 있다면 조금 천천히 검토를 하더라도 반드시 고쳐야 합니다. 첨부파일이 누락된 메일을 보낸 후 피드백을 요청하는 것만큼 시간을 배로 낭비하는 일이 없기 때문입니다.
담당자가 파일을 다시 요청하고 재송부하는 과정은 생각보다 많은 시간이 소요됩니다. 또한, 뒤늦게 누락된 것을 먼저 알아채고 신속하게 재송부할지언정 수신자의 업무 이메일함에는 시간차로 또 다른 메일들이 쌓이기 때문에 혼선을 줄 위험성이 농후합니다. 그렇기 때문에 언제나 첨부파일은 내용과 함께 한번에 포함하여 보낼 수 있도록 꼼꼼하게 습관화할 것을 추천합니다.
비즈니스 이메일의 핵심은 디테일
“말머리, 숨은 참조, 서명까지 신경쓰면 완성도 UP!”
흔히 엿보이는 잘못된 비즈니스 이메일 작성 사례를 확인했으니 이번에는 조금 더 완성도를 높이는 디테일을 살펴볼 시간입니다. 업무 이메일의 목적인 사실 전달 및 효율 극대화라고 해도 과언이 아닙니다. 따라서 제목을 작성하는 순간부터 그 노력이 시작되는 셈입니다. 비즈니스 이메일을 잘 쓰는 이들은 말머리를 적극 활용한다는 사실, 알고 계셨나요? ‘[문의]’, ‘[중요]’, ‘[보고]’와 같이 보내는 이메일의 속성을 집약한 단어로 말머리를 다는 것 하나만으로도 수신자가 직관적으로 내용을 판단하는 데에 도움을 줍니다.
앞서 중요성을 강조한 참조 기능에 더해 ‘숨은 참조(bcc)’까지 섭렵한다면 비즈니스 이메일 작성의 심화 과정을 이해하는 셈입니다. 숨은 참조는 참조와 동일한 기능을 하지만, 명칭에서 알 수 있듯 참조 대상이 수신자에게 노출되지 않는다는 것이 특징입니다.
회사에서 업무 이메일을 사용할 때에는 온라인 명함과 같은 서명을 추가할 수 있습니다. 회사 BI 등의 이미지를 따로 넣지 않더라도 팩스, 휴대전화 번호, 회사 주소와 같은 기본적인 사항을 명시해두는 것만으로도 충분합니다. 명함을 이미 교환한 사이더라도 상황상 지참하지 않은 경우 이메일을 확인한 뒤 곧바로 연락을 취할 수단이 나와 있으니 커뮤니케이션을 원활하게 진행할 수 있습니다.
